C74fd4c0 b78c 4dd2 9811 eecf6bcce8b6

Alkaloid - priča o uspjehu: Konverzija SAP ERP sustava u SAP S/4HANA

Zadatak

Izvršiti transformaciju SAP ERP sustava svih tvrtki u Alkaloid grupi na SAP S/4HANA, te time osigurati tehnološku platformu za buduće daljnje unapređivanje poslovanja kroz primjenu novih alata i funkcionalnosti u S/4HANA.

Trajanje projekta ~ 5 mjeseci

Rješenje

b4b je za Alkaloid d.o.o. Skopje, tijekom studenog 2020., dovršio projekt konverzije postojećeg SAP ERP 6.0 sustava na SAP S/4HANA verziju.

Projektom je realizirana konverzija postojećeg SAP sustava u 6 Alkaloidovih kompanija iz 4 države. Na S/4 HANA je konvertiran cjelokupni SAP sustav Alkaloida koji obuhvaća poslovna područja financija i kontrolinga, nabave, prodaje i distribucije, planiranja i upravljanja proizvodnjom, upravljanja kvalitetom te upravljanja ljudskim resursima. Tijek projekta uključivao je konverziju postojećih matičnih slogova kupaca i dobavljača u poslovne partnere kao preduvjet za konverziju na SAP S/4HANA verziju, 3 testne konverzije u svrhu potvrde svih elemenata konverzije uključujući trajanje konverzije produkcijskog sustava, te konačnu konverziju produkcijskog sustava. Dodatni izazov u planiranju i realizaciji projekta predstavljala je obveza provođenja validacije procesa sukladno zahtjevima farmaceutske industrije (GMP) unutar poslovnog sustava koji se odvijao kao paralelan projekt korisnika i vanjskog partnera čiji je vremenski okvir bilo nužno uskladiti sa projektom konverzije SAP sustava.

 

Sam tijek projekta konverzije uključivao je :

  1. Konverziju postojećih matičnih slogova kupaca i dobavljača u poslovne partnere kao preduvjet za konverziju na S/4HANA verziju
  2. „Readiness check“ i potrebne korekcije nad postojećim procesima sukladno „Simplification item list“ preporukama
  3. Implementaciju novih funkcionalnosti - nova struktura podataka u financijama, novo računovodstvo osnovnih sredstava, knjiga materijala, „account based“ analiza profitabilnosti, upravljanje obračunima(settlement management) za potrebe obračuna prodajnih rabata
  4. Implementacija FIORI korisničkog okruženja
  5. Migraciju na HANA bazu
  6. Analizu i potrebne korekcije više od 1800 linija koda korisničkog razvoja
  7. Tri testne konverzije tijekom kojih su provedeni opsežni ciklusi testiranja svih procesa od strane poslovnih korisnika.
  8. Konverziju produkcijskog koja je odrađena u 48 sati (business downtime)

Rezultat

Realizacijom ovog projekta stvoreni su uvjeti za daljnji razvoj poslovno informacijskog sustava Alkaloida koji iskorištava nove tehnološke elemente – „in memory“ bazu podataka i snažno procesorsko okruženje. Postavljen je temelj za:

  • širu primjenu novog korisničkog sučelja (FIORI) u transakcijskim i analitičkim aktivnostima korisnika
  • učinkovitiju primjenu analitičkih alata, uključujući BW alate i SAP Analytics Cloud
  • optimizaciju i redizajn poslovnih procesa korištenjem novih funkcionalnosti ugrađenih u SAP S/4HANA sustav

Kako se projekt odvijao u razdoblju epidemije virusa Covid-19 kompletan projekt je u cijelosti realiziran udaljenim pristupom (remote) korištenjem dostupnih alata za potrebe održavanja „on-line“ sastanaka, radionica i edukacija.

Bez obzira na promjene i rizike koje je ovakav način rada uzrokovao, sve projektne aktivnosti dovršene unutar planiranog vremena, opsega i financijskog okvira zahvaljujući iznimnoj predanosti Alkaloida i b4b.

Quote

"Prva operacija u sustavu SAP ERP u Alkaloidu započela je još 2. srpnja 2007. godine. Sustav je uspješno podržavao naš kontinuirani rast i razvoj pa smo, nakon 13 godina stalnog nadograđivanja i u rekordno kratkom roku, konvertirali AlkaSAP sustav SAP ERP 6.0 u SAP S/4HANA.
Izazov je bio i više nego velik !
Specifičnost stanja u kojem živimo, dinamičnost procesa u farmaceutskoj industriji kojih uvijek moramo u stopu pratiti, kompleksnost geopolitičkih okruženja tijekom naših operacija i krajnje nepredvidljivo okruženje u kojemu svi funkcioniramo tijekom tekuće godine zahtijevalo je rješenje sljedeće generacije koje omogućuje analitiku u stvarnom vremenu. Odlučno smo pokrenuli u takav pothvat s timom od 110 članova. Tijekom svih faza konverzije bile su prisutne određene neizvjesnosti, nepoznanice i pitanja, ali kako smo se približavali fazi pokretanja nove verzije u punom obliku (tzv. GoLive), pokazalo se da smo dobro planirali i ispunjavali postavljene ciljeve. Čak i u uvjetima virtualnog funkcioniranja u stopu nas je pratio naš dugogodišnji pouzdani hrvatski partner tvrtka b4b. Iznimno su nam značili i bili važni njihova kvaliteta i iskustvo pri tako opsežnom pothvatu i u krajnje specifičnim uvjetima!
Podupirala nas je i SAP RIG grupa, a sjajan je posao pri validaciji sustava odradio naš partner iz Brazila tvrtka FIVE Validation. Računamo i na buduću uspješnu suradnju!" - Živko Mukaetov, generalni direktor Alkaloida i predsjednik upravnog odbora projekta